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微信群之“三大纪律八项注意”;微信群规则

摘要 每个人的手机里都会有若干个微信、QQ或钉钉工作群,有按照职位高低分类的,有按照项...

每个人的手机里都会有若干个微信、QQ或钉钉工作群,有按照职位高低分类的,有按照项目内容分类的,也有临时起意,为单个事项面对面建群的。工作群已经成为数字时代的工作标配,成为职场人的另一个越来越重要的虚拟工作空间。有人的地方就有江湖,有江湖的地方必然有规矩。如何高效利用工作群,完成沟通、执行和反馈,自然应有规范言行的“三大纪律、八项注意”。

纪律一:“不要用语音”。
经常会有这么一个场景,开会的时候,工作群突然来了一段四十多秒的语音,你是听还是不听?
有些人一不小心,误按语音条,全场现场直播,极为尴尬。聪明一些的人,会点击“语音转文字”功能,但如果碰上普通话不标准,或者语气词特别多的人,转换的文字也会是一段天书。
如果你不是这个群的最高领导(即使是,也要慎用这个功能),一定要遵循“文字优先”,不要贸然发送语音。尤其在开会或嘈杂环境中,语音会给信息接收者造成困扰,继而产生无效沟通。对他人而言,听语音远比读信息麻烦。特别是听语音的时候,还容易被其他来电打断,重新开始,这是一件极为恼火的事情。如果你说的事情特别重要,其他人听语音又不方便,更会造成工作延误。
所以,为了方便他人和信息传递的准确及时,千万不要在工作群里用语音。
纪律二:“杜绝表情包贿赂”。
有四个表情,被称为工作群“四大谎言”,分别是OK、大拇指点赞、握手和加油。有时候,“握手”表情会被“玫瑰”表情所代替。这四类表情,往往不一个出现,一出现就是四五个连串出现。如同病毒,这四大金刚在各类工作群里,受环境的影响都出现了变异。
比如大拇指,就有各类变种,一个比一个大,一个比一个Blingbling(大家可以自行脑补)。这类表情包往往是有传染性的,张三李四都发了,我不发不好吧,于是跟风模仿,纷纷刷屏,导致其他同事错失重要信息,让工作群演变成大型彩虹屁群。“表情包贿赂”如同看不见的糖衣炮弹,一方面助长了工作群的吹捧之风,让群内的人员学会新时代的“数字马屁”,使群内作风变得务虚不务实;另一方面也会助长虚荣之风,让群内领导变得好见“谄媚表情包”,喜欢被讨好和被奉承。
列宁曾经说过,“友谊建立在同志中,巩固在真挚上,发展在批评里,断送在奉承中”。这句话同样适用于工作群。在这种场合,作为建群的领导或者群内的最高领导,一定要适当制止,形成“不要人夸颜色好,只留清气满乾坤”的好群风。
纪律三:“不在池塘里乱扔石头”。
这项纪律是针对群内领导说的。领导如何让自己的每个指令都能到贯彻落实,必须明白什么才是这个工作群里要解决的要务。
工作群如同一个池塘,领导者不能总是向这个池塘乱抛建议和想法。这些想法如同激起池塘涟漪的石头,一石激起千层浪,如果石头太多,池塘水就会不停地动荡,久而久之,就成了泥坑。做到这一点需要极大的自信力和自制力。
作为领导,你是想每个下属都盯着十几个工作群实时群聊呢,还是选择把他们从“信息流水线”上解放出来,把完成高质量工作的专注状态还给他们?
三大纪律我们要做到,八项注意切莫忘记了。
注意一:“重要的事,别在群里说”。
如果有一件特别重要的事情,你需要群里的每个人都知道,那千万别在群里说,而是要选择发邮件或者个别沟通。发完邮件,如果还想在群里@全员,可以在通知结尾加上“具体内容参看邮件,此条无需回复”。
群里人多,不是每个人都会去翻屏,看最前面的一条消息的。工作群的即时性有利于提高工作效率,但在严谨程度上却是短板。对于重要或复杂的问题,电话或面谈还是最优选项。
注意二:“不要复制+粘贴”。
当有领导或者同事在群里发布了新的任务,或者提出一段真知灼见,总有人会在第一时间做出反应,或是一句“收到,立刻办理”,或是一段赞许。之后,许多人会选择第一时间复制+粘贴,接着便是整整齐齐的整屏造楼。这一刻,有想法的领导会认为自己是否雇用了一批人工智能应答机器人。
一个好的工作群,应当遵守“图书馆守则”,尽量提供一个安静的环境,给每个人宁静和充满尊重的工作环境。
注意三:“不要轻易@某人”。
如果由你来负责某项工作的执行,尽量不要在工作群里@某人,这样会让被@的同事很难堪,毕竟工作群也是另一种“大庭广众”。如果不想造成尴尬局面,私聊是最佳选择。
同样,如果你想在群里表扬某位同事,也不需要@某人式点赞。其他人会犯注意二中“复制+粘贴”的错误。而被@的那位同事,会不胜其烦,以为来了什么重要的信息,但却是一天内被同样的点赞所骚扰。
注意四:“要深思熟虑,不要膝跳反应”。
当群主或者部门领导在群里转发了一篇文章,或者布置了一项具体工作。下属需要做的第一件事是:思考。不要没有消化吸收就立刻点赞,不要没有深思熟虑就反馈意见。
这些膝跳反应往往没有理解领导的真实意图。他发了竞品公司的最新动态,是需要你一个及时的简单点赞吗?不是,是需要你好好想想,这些事情我们能不能做。如果我们能做,我们应该怎么做。他要的是一整套的应对方案和工作措施。
注意五:“不汇报行踪,汇报结果”。
工作群不是打卡群,很多人一大早就在群里发一个大大的太阳,中午时发一杯咖啡,快下班时发一个“大家辛苦了”,到了晚上十点,还不忘发一个星星月亮晚安。
这些人的思维定式还停留在“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作,相反,谁不经常向我汇报,谁就不是认真工作”。其实,对于领导来说,最关心的是各项工作的结果,而非过程。
如果没有正向的结果反馈, 领导就不会再把重要的工作交给这样的下属了。一个好的工作群,一定是布置工作说要求,请示工作说方案,汇报工作说结果,总结工作说成效。
注意六:“在什么群里,说什么话”。
总有这么几个人,喜欢把自己部门的工作信息,事无巨细地转发到他加入的所有工作群。每个工作群都应该有一个主题,一切和主题无关的资讯都尽量不要随便发送。毛泽东在《反对党八股》写到:“俗话说:‘到什么山上唱什么歌。’……我们无论做什么事都要看情形办理,文章和演说也是这样。”在这里,可以添上一句,工作群也应这样。
注意七:“熟练使用程序提供的小技巧”。
以微信工作群为例,好习惯之一是防止群失踪,把重要的群保存到通讯录。进入群,点击右上角的人形图标,找到“保存到通讯录”,以后就可以在通讯录中的群聊里找到你要的群。
没有保存的群,在群消息删除、重装微信或者更换手机后都会消失。
好习惯之二是在进群第一时间修改群名片。点击右上角的人形图标,找到“我在本群的昵称”,点击,改成你所在群要求的名字即可(你的微信本名不会变)。同时,找到“显示群成员昵称”项,调整为打开状态,就可以看到群里所有人的昵称。微信群消息一直响个不停,怎么办?可以进入群,点击右上角的人形图标,然后找到“消息免打扰”项,点击打开该功能。微信的“提醒”功能,很多人都不知道,这个功能在工作群中非常有用。如果有一条信息特别重要,你暂时来不及处理,可以在这一条信息或接收的文件上长按,就可以看到“提醒”的字样。当提醒时间到了的时候,微信会通过“服务通知”公众号给你推送提醒消息,让你不再错失领导的任何指示。当然,类似“拍一拍”“引用”这类新功能,在工作群使用,就见仁见智了。
注意八:“适当退出或解散工作群”。
刚开始有工作群的时候,大家都觉得即时通信方便高效。但随着工作群的个数增加,还要求大家随时在线答复,逐渐也会成为负担。工作群频繁跳动更新,一会儿不看,就有上百条信息,让人眼花缭乱。为此,因阶段性工作需求组建、已结束任务的工作群,因同类工作重复组建或职能重叠的工作群,长期不使用、不发挥职能的“僵尸群”,没有实际效能、用来“晒成绩”“打卡留痕”的“作秀群”,一定要及时解散,避免信息重叠。


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